Laatuauditointi – Laadunvalvonnan haasteet
Laatu on yksi tärkeimmistä yrityksen kilpailutekijöistä. Laadunvalvonnassa kohdataan kuitenkin monia haasteita:
• Auditointeja suoritetaan eri menetelmin (Paperi, Excel, Mobiilisovellus, Läppäri)
• Raportit ovat tiedoiltaan vaihtelevia ja puuttellisia
• Tietoja jatkosyötetään manuaalisesti eri järjestelmiin
• Auditointien jälkeiset jatkotoimenpiteet viivästyvät tai jäävät huomiotta
• Kokonaisprosessin läpinäkyvyys, vertailukelpoisuus ja analysointimahdollisuudet ovat heikkoja
Joissain tapauksissa laatuauditoinneista voi tulla yrityksille kallis muodollisuus, joka ei ole tavoitteellista eikä johda liiketoiminnan kehittämiseen.
Digitaalinen auditointityökalu vähentää manuaalista työtä sekä virheitä.
Paperilomakkeiden, Excel- ja Word-dokumenttien täyttäminen ja uudelleensyöttäminen taustajärjestelmään on tehotonta. Uudelleensyöttäminen myös lisää virheiden mahdollisuuksia.
Helppokäyttöinen sovellus tabletissa tai älypuhelimessa tekee raportoinnista huomattavasti sujuvampaa. Interaktiiviset kysymysvaihtoehdot ja tiedon suora siirtyminen kentältä taustajärjestelmään sekä muille osapuolille auttaa auditoijaa keskittymään itse auditointiin, raportointiprosessin sijaan.
Laatuauditointi – Lomakekirjasto ja älykkäät toiminnallisuudet.
Poimapperin Form Builder -työkalulla on helppo luoda uusia auditointipohjia ja hallita olemassa olevia lomakkeita. Lomakkeisiin tehdyt muutokset päivittyvät heti jokaiseen organisaation mobiililaitteeseen.
Kaikilla on näin aina viimeisimmät lomakkeet käytössä. Tämä varmistaa tiedon tasalaatuisuuden ja antaa mahdollisuuden tiedonkeräysstandardien kehittämiseen.
Lomakkeisiin voi sisällyttää älykkäitä toiminnallisuuksia, jotka tehostavat työskentelyä. Tehtävien jako, tiedon automaattinen validointi ja raporttien statuskenttä auttavat työtehtävien seurannassa. Pakolliset kysymykset, ehdolliset kysymykset ja laskentakaavat helpottavat oikeanlaisen tiedon syöttämistä.
Selkeä laadunvalvontaprosessien aikataulutus ja vastuunjako.
Poimapperissa voi suunnitella koko vuoden auditointiohjelman kerralla. Aikatauluta kenen tulee tehdä mikä tarkastuskierros ja milloin. Muistutukset voidaan määritellä lähteväksi sähköpostilla sovitun aikataulun mukaisesti. Mobiilisovelluksella tehdyn tarkastuksen yhteydessä, voi havainnot jakaa uusina toimenpiteinä sekä asettaa niille vastuuhenkilöt sekä aikataulut.
Automaattinen tiedonsiirto rajapinnan avulla.
Dokumentoidun rajapintamme kautta, Poimapperilla kerätyt laadunvalvontatiedot voidaan siirtää ketterästi muihin järjestelmiin. Automaattinen tiedonsiirto ja automaattisesti luodut yhteenvetoraportit säästävät huomattavasti aikaa raportointityössä ja antavat selkeämmän näkymän koko laatuorganisaatiolle.
