12 Arten von mobilen Formularen für die Außendienstberichterstattung
Mobile Formulare, die in der Außendienstberichterstattung eingesetzt werden, können verschiedene Ausbaustufen aufweisen. Wir haben diese Grade klassifiziert, um die Anforderungen und Zwecke der Datenerfassung mit mobilen Geräten widerzuspiegeln.
Die einfachste Kategorie von Formularen sind Formulare, die aus einer Liste von Fragen mit Antworten bestehen, wobei die Fragen einige Attribute des interessierenden Objekts darstellen, z. B. Name, Alter, Kommentar usw., und die Antworten dann die Werte dieser Attribute sind. Der Hauptvorteil dieser Formulartypen besteht darin, dass nur wenige Feldtypen benötigt werden, z. B. Text und Zahl, wodurch sie einfach und schnell zu verwenden sind.
Diese Formulare, die wir gerne als Basisformulare bezeichnen, werden durch die Hinzufügung von Single- und Multi-Choice-Feldern gebildet. Typischerweise werden sie um die Möglichkeit erweitert, Bilder an das Formular anzuhängen.
POI-Formulare sind Basisformulare, die um Längen- und Breitengradinformationen erweitert werden, die in der Regel über die GPS-Funktion des Mobilgeräts ermittelt werden. Mobile Formulare für Feldberichte sind derzeit die häufigste Kategorie für mobile Formulare.
Wählen Sie den Formulartyp, den Sie erstellen möchten. Point-of-Interest-Formulare enthalten GPS-Koordinaten, einfache mobile Formulare haben oft Bilder und Multi-Choice-Felder.
Routen- und Gebietsformulare ähneln den POI-Formularen, mit dem Unterschied, dass anstelle der Aufzeichnung eines einzelnen Long-Lat-Paares eine Folge solcher Paare aufgezeichnet wird, um eine Linie zu bilden, die entweder eine Route oder Gebietsgrenzen markiert. Der einzige Unterschied zwischen Routen- und Gebietsformularen besteht darin, dass die Gebietsformulare eine zusätzliche Linie zwischen dem End- und dem Anfangspunkt der aufgezeichneten Linie haben. Die zusätzliche Linie verbindet die verfolgten Linien miteinander und bildet ein Gebiet
Diese Formulare entsprechen den Grundformularen, aber zusätzlich kann der Benutzer Audio- und Videodateien an das Formular anhängen.
Wenn man zu einer komplexeren Datenerfassung übergeht, möchte man oft Fragen haben, die von früheren Antworten abhängen. Diese können als Unterfragen organisiert werden. Die Unterfragen können als mehrstufige Hierarchien organisiert werden, wenn es Unterfragen unter Unterfragen gibt.
Mit einer Skriptsprache kann man bedingte Fragen definieren, die auf logischen Bedingungen basieren, die aus den Werten früherer Antworten berechnet werden. Man kann dann auch Werte für Felder berechnen, die auf den Werten früherer Antworten basieren, z. B. die Gesamtpunktzahl der Antworten oder die Gesamtkosten der ausgewählten Artikel. Wenn die Skriptsprache dynamisch und fortschrittlich genug ist, kann man Formulare definieren, die das Fachwissen der Organisationen einbeziehen, d.h. zu Expertensystemen werden. Damit eröffnen sich völlig neue Einsatzmöglichkeiten für mobile Formulare als Leitfaden für die Mitarbeiter vor Ort.
Dynamische Formulare sind Formulare, die eine flexible Struktur haben. Eine flexible Struktur kann erreicht werden, indem Tabellen in die Formulare eingebettet werden, die während der Verwendung um weitere Zeilen ergänzt werden können. Dies hat den offensichtlichen Vorteil, dass viele Daten auf kompakte Weise erfasst werden können. Ein größerer Bildschirm eines Tablets wird oft für die Datenerfassung mit dynamischen Formularen bevorzugt. Eine andere, flexiblere Möglichkeit, dynamische Formulare zu erstellen, sind Unterformulare. Unterformulare ermöglichen es, mehr Fragen zu stellen und z. B. A/V-Dateien anzuhängen, Skriptlogik usw. mit einer dynamischen Formularstruktur zu kombinieren, was zu der Möglichkeit führt, sehr fortschrittliche und komplexe Formulare zu erstellen. Komplexere Formulare profitieren von leistungsfähigeren Geräten.
Bei der Erfassung größerer Datenmengen, die z. B. ein ganzes Land abdecken, möchte man die Daten vielleicht nach Bezirken, Landkreisen, Verkaufsregionen oder anderen relevanten Gruppierungen wie Lebensraum oder Hafengebiet organisieren. Daher ist es wichtig, dass man mehrstufige Ortshierarchien definieren und jeden erfassten Datenpunkt mit einem bestimmten Element in der Hierarchie verknüpfen kann. Diese Funktion sollte natürlich unabhängig davon zur Verfügung stehen, welche Art von Kategorie das Formular ansonsten hat.
Es gibt auch Formulare mit automatischer Adressermittlung. Es ist möglich, entweder die Geolokation automatisch auf der Grundlage von Adressinformationen zu bestimmen oder umgekehrt die Adresse automatisch auf der Grundlage der Geolokation zu bestimmen. Der erste Fall ist nützlich, wenn es einen bestehenden Ort gibt, an dem Daten gesammelt werden müssen, z. B. Geschäfte. Der zweite Fall ist nützlich, wenn neue Daten im Feld gesammelt und automatisch z. B. nach Postleitzahlen klassifiziert werden. Eine Erweiterung des letzteren Falles besteht darin, dass man die Postleitzahlen mit der definierten Ortshierarchie verknüpft und so die Klassifizierung der gesammelten Daten automatisiert.
Am fortschrittlichsten ist es, wenn die Formulare nicht nur dynamisch sind, sondern auch miteinander in Beziehung stehen. Das bedeutet, dass man bei der Erfassung von Daten mit einem Formular Daten aus einem anderen Formular als Hintergrunddaten erhält, um zu vermeiden, dass man bereits erfasste Daten ausfüllen muss. Ein Beispiel für einen solchen Fall ist die Erfassung von Anwesenheitsdaten in Schulen, wobei bereits vorhandene schülerspezifische Formulare erfasst werden. Eine Möglichkeit, diese Art von Funktion zu nutzen, ist das Konzept eines Lookup-Wertfeldes, das auf andere Formulare verweisen kann. Mit diesem Nachschlagewertfeld kann man dann aus einer verfügbaren Liste von Datenpunkten eines bestimmten Formulartyps auswählen und die Daten aus der ausgewählten Anpassung in das bestehende Formular einfügen.
In internationalen Organisationen müssen oft dieselben Daten in mehreren Ländern erfasst werden, oder sogar in demselben Land, in dem mehrere Sprachen verwendet werden. Dies erfordert, dass das gleiche Formular in verschiedenen Sprachen angezeigt werden kann. Mehrsprachige Formulare sind unerlässlich, damit die Gesamtberichterstattung alle relevanten Daten enthalten kann, unabhängig davon, in welcher Sprache sie erhoben wurden.
Viele Organisationen, die wichtige Geschäftsdaten sammeln, möchten einen systematischen Qualitätssicherungsprozess für die Freigabe der gesammelten Daten haben. Dazu braucht man das Konzept des Formularstatus. Die Arten von Status können variieren, aber typischerweise gibt es fünf:
1. Entwurf, d. h. die Daten befinden sich noch in der mobilen Anwendung und es müssen noch weitere Daten erfasst werden,
2. Gespeichert, die Daten sind in der App vollständig, aber noch nicht an den Server übermittelt
3. Übermittelt, die Daten wurden zur Überprüfung und Genehmigung an den Server übermittelt
4. Muss bearbeitet werden, die Daten wurden überprüft und müssen korrigiert werden
5. Genehmigt.
Ein effizienter Weg, die Daten zu visualisieren, ist die Darstellung des Status mit Farben, gelb für übermittelt, grün für genehmigt, rot für zu bearbeiten.
Jeden Tag gibt es eine Menge Entwicklungen. Wir werden bald neue Funktionen für mobile Formulare veröffentlichen, also bleiben Sie dran.
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